¿Qué datos personales puede tener la empresa?

Hoy os traemos una cuestión que, si bien no suele preocupar en exceso, a nuestro juicio tiene gran relevancia, porque del conocimiento del tratamiento de datos que una empresa puede realizar, depende la seguridad de nuestra información privada. Y no es ninguna tontería lo que puede llegar a pasar si tus datos personales acaban en las manos equivocadas.

¿Qué se considera dato personal?

Un dato personal es cualquier información relativa a una persona física viva identificada o identificable.  El dato puede ser una información gráfica, fotográfica, acústica, alfabética, numérica o de cualquier otro tipo. Lo importante para que sea considerado personal es que con él se identifique o se pueda llegar a identificar a la persona a la que hace referencia esa información.

Es decir, un dato personal puede ser perfectamente tu nombre y tus dos apellidos, tu número de DNI, tu número de teléfono, tu dirección postal… pero también puede serlo tu imagen o una grabación de tu voz. 

En el caso de Clark Kent, un dato personal serían las gafas.

Luego están los datos especialmente protegidos, que son aquellos que que debido a su propia naturaleza son particularmente sensibles y guardan una vinculación estrecha con los derechos y libertades fundamentales, por lo que necesitan una protección todavía mayor.  Un ejemplo claro es la información médica. 

Son datos que tienen la consideración de datos personales a efectos del RGPD y la LOPD: el nombre de una persona, su DNI, su número de teléfono, un correo electrónico, una dirección IP, el domicilio, la información relativa a su lugar de trabajo o sus títulos académicos.

¿Quién tiene que cumplir la Ley de Protección de Datos?

Están obligados a cumplir la Ley de Protección de Datos todas aquellas entidades que traten datos personales dentro de un contexto profesional o comercial, es decir, deben cumplir la normativa de protección de datos organizaciones, empresas, administraciones públicas y autónomos.

¿Qué información me tiene que facilitar la empresa?

Tratar datos personales implica cumplir con el principio de transparencia, es decir, informar a las personas interesadas sobre los tratamientos que se realizan, su finalidad y qué ocurre con sus datos una vez cumplida esta o si vas a cederlos a terceros, entre otros aspectos, como el plazo de conservación o la base legitimadora para el tratamiento.  En resumen, que la empresa tiene la obligación de informarte sobre qué datos tuyos tiene, qué hace con ellos y por qué. 

No tienen que darte un documento a firmar necesariamente para todo,  puede valer con poner a tu disposición la política de privacidad de la empresa, las cláusulas de protección de datos o disponer de carteles de videovigilancia donde haya cámaras… pero siempre debe ser accesible  y estar redactado de forma clara y comprensible para el usuario medio. Lo que sí tiene que existir es un consentimiento expreso para el tratamiento de datos especialmente sensibles firmado por tu parte para el tratamiento de tus datos personales, y este no puede ser una carta blanca, debes consentir de manera expresa el tratamiento específico de tus datos. Un ejemplo, si aceptas que utilicen tu número de DNI para darte de alta en la Seguridad Social, no estás permitiendo que lo utilicen también para generarte un usuario en la aplicación de cliente. 

¿Qué datos me puede pedir la empresa?

• Datos identificativos (nombre y apellidos).
• DNI
• Número de la Seguridad Social
• Dirección de contacto 
• N.º de cuenta bancaria (para el abono de la nómina).
• Datos de situación familiar para el cumplimiento de ciertas obligaciones con Hacienda (a la hora de aplicar las retenciones fiscales, ya que la cuantía de las mismas depende de la situación familiar).

Ojo, estos datos te los puede pedir la empresa y, como hemos dicho, dejando claro con qué finalidad. En este caso, son datos personales que se utilizarían para formalizar el contrato, abonar la nómina, gestionar el alta en la seguridad social y aplicar las correspondientes retenciones fiscales.  Los datos se deben pedir por el cauce adecuado, en este caso a través de Recursos Humanos, y siempre con la información mencionada. En ningún caso te puede pedir tu coordinador o coordinadora tu dirección postal para enviarte una cesta de navidad, por poner un ejemplo. O, algo que ha pasado alguna vez, tus títulos académicos para crear una «base de datos interna». O la vida laboral, que es otra petición bastante frecuente. Y, por supuesto, no tienes que darle tu teléfono personal o tu dirección de correo electrónico personal absolutamente a nadie. 

¿Qué derechos tengo?

Los derechos que se conocen como ARSULIPO (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición). La empresa debería informarte sobre cómo puedesejercerlos y a través de qué vía, pero por si acaso, te damos algunas pistas.

• Derecho de acceso. Básicamente te permite saber qué datos tuyos tiene la empresa y para qué los está utilizando. Para ejercitarlo, bastan con rellenar este formulario y remitírselo a la empresa.
• Derecho de rectificación. Para modificar datos que sean erróneos, por ejemplo si tienen mal tu dirección o tu número de cuenta. Posiblemente con un email normal baste, pero por si acaso aquí tienes enlazado el formulario.
• Derecho de supresión. Para que borren tus datos definitivamente, por ejemplo porque te vas de la empresa. Este sería el formulario. 
• Derecho de oposición. Cuando quieres que eliminen un dato personal o que no lo utilicen con para algo concreto, por ejemplo si quieres que eliminen tu teléfono personal de su base de datos.  Aquí el formulario. 

Cuando ejerces estos derechos, la empresa tiene un mes de plazo para darte respuesta e informarte sobre lo solicitado. Si existiera algún conflicto o consideraras que tus datos no han sido tratados de la manera adecuada, siempre puedes interponer una denuncia a través de la Agencia Española de Protección de Datos, que dispone de un sistema telemático de denuncias. 

El delegado de Protección de Datos de Zelenza respondiendo a todas vuestras solicitudes.